Come funziona la fatturazione elettronica: chi la emette e dove viene inviata

Come funziona la fatturazione elettronica? Se lo chiede chi ha abbandonato la cara vecchia fatturazione cartacea. Uno scenario che ora coinvolge quasi tutte le aziende e i liberi professionisti. Dal 1° gennaio 2024 tutti devono fatturare elettronicamente, compresi i forfettari. Sono esclusi, per ovvie ragioni di privacy (dei clienti) solo i professionisti del settore medico.

Vale dunque la pena fare il punto sulla fatturazione elettronica, spiegare come funziona, come si compila una fattura, che succede una volta che è stata inviata. Lo faremo in questa guida, che si concluderà con una riflessione sulla scelta del software di fatturazione e sull’introduzione a quello che, ad oggi, appare il più completo: Invoicex.

Il punto sulla fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica da alcuni è vista come una comodità, da altri come l’ennesimo strumento che il fisco brandisce per mettere i bastoni tra le ruote a professionisti e imprese. In realtà, è stata pensata per uno scopo più che nobile: contrastare l’evasione fiscale. Tutto ciò che viene prodotto digitalmente e condiviso, infatti, lascia traccia e permette di verificare più in fretta le irregolarità.

Tuttavia, è anche uno strumento a beneficio del contribuente, e non solo perché una riduzione dell’evasione fiscale genera sempre risorse per la collettività, ma anche per una questione meramente burocratica. Scrivere su word una fattura, stamparla, applicare la marca da bollo, firmarla e inviarla a chi di dovere richiede del tempo. Per elaborare una fattura elettronica e inviarla, invece, basta una manciata di clic, soprattutto se si utilizza un software degno di questo nome. Insomma, si risparmiano tempo e fatica.

Certo, per alcuni il passaggio dal cartaceo al digitale “puro” può risultare problematico. D’altronde, il digital divide, la cosiddetta disuguaglianza digitale, non si manifesta solo nella qualità delle infrastrutture ma anche nell’armamentario di competenze che le persone hanno a disposizione.

E’ dunque utile fare il punto della situazione, spiegare come funziona la fatturazione elettronica e come si compila una fattura elettronica.

Come funziona la fatturazione elettronica: compilazione, invio, ricezione

Il meccanismo di funzionamento della fatturazione elettronica è a dire il vero molto semplice. Il contribuente compila la fattura, utilizzando un software apposito e abilitato, la firma digitalmente e la invia. Per inciso, l’atto della firma e dell’invio si risolve nel clic a dei pulsanti molto esplicativi, che compaiono di volta in volta.

Che succede una volta che la fattura elettronica viene inviata? Ebbene, questa viene spedita al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, dove un algoritmo effettua un controllo formale. Se questo dà esito positivo, il Sistema invia la fattura a chi di dovere, ovvero al cliente.

Per quanto concerne la compilazione, c’è veramente poco da dire. Si tratta solo di riempire dei campi. Nella maggior parte dei casi casi, questi corrispondono alle chiame che caratterizzano (o caratterizzavano) anche le fatture cartacee. Alcuni campi sono però “inediti”. Su tutti, il “codice destinatario”, che rappresenta l’identificativo del professionista o dell’impresa a beneficio del Sistema di Interscambio (una sorta di seconda partita IVA).

Qualche consiglio per una “buona” fatturazione elettronica

Come abbiamo appena accennato, le fatture elettroniche si elaborano, si firmano e si inviano mediante un software. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un software gratuito, che però appare abbastanza dozzinale. Consente di fare il minimo indispensabile, e poco altro.

I software privati sono molto più efficienti e utili. In primis, perché erogano anche un servizio di controllo preventivo: rilevano in tempo reale gli errori formali e avvertono con una notifica. In secondo luogo perché, certo in varia misura, fungono da gestionale.

Accanto ai servizi relativi alla fatturazione, forniscono servizi riguardanti la contabilità (es. archiviazione e conservazione delle fatture), la gestione dei clienti, dei fornitori etc. In alcuni casi, mettono a disposizione dei tool per personalizzare graficamente le fatture. Non si tratta solo di un vezzo, ma anche di uno strumento per trasmettere autorevolezza o comunicare un messaggio, magari attraverso l’apposizione di un logo o di un pay off.

In questo panorama complesso, in cui l’offerta appare davvero varia, emerge Invoicex. Si tratta di un software di fatturazione elettronica all’avanguardia, che garantisce un’esperienza d’uso comoda e soddisfacente. Spicca per l’abbondanza di tool, per la capacità di porsi come gestionale completo. Per inciso, è disponibile in numerose versioni. La prima è gratuita, ma non per questo è “basica”. Le altre, in misura progressiva, forniscono strumenti interessanti ed erogano servizi via via più complessi.